Μια νέα μέρα ξημέρωσε στο δήμο Ηρακλείου, στο πλαίσιο της πάταξης της γραφειοκρατίας, της ταχύτερης και πιο ευέλικτης διακίνησης των εγγράφων και της πιο αποτελεσματικής ενδοδημοτικής λειτουργίας αλλά και της καλύτερης εξυπηρέτησης του πολίτη.
Στο εξής, λοιπόν σταματά η παραδοσιακή διακίνηση εγγράφων στη Λότζια από τη μια υπηρεσία προς σε μια άλλη μέσω κλητήρα αλλά και η καταχώρηση αιτημάτων, θεμάτων, καταγγελιών και αναφορών των πολιτών που περνούσαν μέσα από το πρωτόκολλο και που πολλές φορές χάνονταν στην πορεία…
Μετά από επεξεργασία μηνών, εφαρμόζεται πλέον το νέο σύστημα το οποίο εκτός από την καλύτερη και πιο σύγχρονη διακίνηση εγγράφων αποτελεί και ενα σύστημα ελέγχου της παραγωγικότητας των υπαλλήλων, αφού κάθε έγγραφο, είτε εσωτερικό είτε αίτημα πολίτη, θα ελέγχεται και θα καταγράφεται σε κάθε του πορεία.
Όπως επισημαίνει ο αντιδήμαρχος προσωπικού του δήμου Ηρακλείου, Κώστας Βαρδαβάς, σε έγγραφο του προς όλους τους ενδιαφερόμενους, τίθεται σε ισχύ από σήμερα η Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων σύμφωνα με την 377/2016 απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου Ηρακλείου.
Τα έγγραφα πλέον θα ψηφιοποιούνται κατά την πρωτοκόλληση και θα διακινούνται ΜΟΝΟ ηλεκτρονικά μέσω της εφαρμογής στο backoffice.heraklion.gr ενώ θα γίνεται και χρήση του σχεδίου εγγράφου.
Όπως τονίζεται, το σύστημα λειτουργεί πιλοτικά από τις 15 Ιουνίου 2016, η εφαρμογή της ηλεκτρονικής διακίνησης και διαχείρισης παράλληλα με την έντυπη διακίνηση, ένα διάστημα 3 μηνών κατά τη διάρκεια του οποίου έγινε προσπάθεια να λυθούν τα όποια προβλήματα προέκυψαν.
Επίσης, υπήρξε και ενημερωτική συνάντηση όλων των προϊσταμένων Διευθύνσεων και Τμημάτων στην Ανδρόγεω όπου έγινε η παρουσίαση του Οδηγού Διακίνησης Εγγράφων και συζητήθηκαν σχετικά ερωτήματα.
Παράλληλα, τους τελευταίους μήνες έχουν εκπαιδευτεί στη χρήση της εφαρμογής περισσότεροι από 150 υπάλληλοι του δήμου έτσι ώστε να μην υπάρξουν προβλήματα ή κι αν υπάρξουν να αντιμετωπιστούν άμεσα!
