Ε-mail εργαζομένου, λύση σύμβασης εργασίας & GDPR

Η αντιμετώπιση ζητημάτων που αφορούν προσωπικά δεδομένα εργαζομένων (θα πρέπει να)  απασχολεί το σύνολο των εργοδοτών και επιχειρήσεων. Μας απασχόλησαν, μεταξύ άλλων-υπό το συγκεκριμένο πρίσμα, τα συστήματα οπτικής καταγραφής, η τηλεργασία, η παρακολούθηση των επαγγελματικών e-mail των εργαζομένων.  Κάποια τέτοια θέματα αναφύονται και κατά τη διάρκεια αλλά και μετά τη λήξη της εργασιακής σχέσης. Ένα τέτοιο είναι και η διαχείριση της επαγγελματικής διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (:e-mail) εργαζομένου που αποχωρεί από την εργασία του.

Η στάση της Βελγικής Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.

Η τύχη του επαγγελματικού e-mail εργαζομένου, μετά την αποχώρησή του από την εργασία του, απασχόλησε τη Βελγική Αρχή με τη (σημαντική) υπ’ αριθμ. 64/2020 απόφασή της. Μια απόφαση που έχει, ήδη, δημιουργήσει προβληματισμούς, αλλά και πονοκεφάλους, τόσο στο Βέλγιο όσο και στην Ευρώπη. Βεβαίως και στη χώρα μας.

Η περίπτωση που κλήθηκε να διαχειριστεί η Βελγική Αρχή, αφορούσε μια μικρή οικογενειακή (αρχικά) επιχείρηση. Η εταιρεία αυτή κάποια στιγμή απέλυσε, μεταξύ άλλων, τον CEO της.

Τρία χρόνια μετά την πρώτη απόλυση, διαπιστώθηκε πως εξακολουθούσαν να βρίσκονται σε χρήση οι επαγγελματικές ηλεκτρονικές διευθύνσεις εκείνων που απομακρύνθηκαν. Απαρτιζόταν από το όνομα των εργαζομένων (όπως συνηθίζεται) και το όνομα της εταιρείας. 

Ο πρώην CEO απαίτησε την παύση της χρήσης τους από την εταιρεία. Η εταιρεία υποστήριξε πως τα συγκεκριμένα e-mail είχαν μεν απενεργοποιηθεί, τα εισερχόμενα μηνύματα, ωστόσο,  προωθούνταν σε τρίτη ηλεκτρονική διεύθυνση της εταιρείας για την αποτροπή απώλειας σημαντικών e-mails τρίτων. Η Βελγική Αρχή επέβαλε στην επιχείρηση πρόστιμο 15.000€. Έθεσε, ταυτόχρονα, σημαντικές κατευθύνσεις για την αντιμετώπιση ανάλογων υποθέσεων.

Οι κατευθύνσεις της υπ’ αριθμ. 64/2020 απόφασης της Βελγικής Αρχής

Πριν τη λύση της εργασιακής σχέσης 

Με βάση την ανωτέρω (:υπ’ αριθμ. 64/2020) απόφαση κατά τη φάση της (επικείμενης) αποχώρησης του εργαζομένου (αυτονοήτως, όταν δεν λαμβάνει χώρα αιφνιδίως): (α) Ο εργαζόμενος θα πρέπει να μπορεί να συλλέξει ή να διαγράψει τις ιδιωτικές ηλεκτρονικές επικοινωνίες του αλλά και να ενημερώνεται για το «μπλοκάρισμα» της διεύθυνσης του επαγγελματικού του e-mail και (β) Η εταιρεία θα πρέπει παράλληλα, πριν από τον αποκλεισμό της επαγγελματικής διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να δημιουργήσει μια αυτοματοποιημένη απάντηση στους (προς εκείνη) αποστολείς ηλεκτρονικής αλληλογραφίας αλλά και, το αργότερο μέχρι την ημέρα της πραγματικής αποχώρησης του εργαζομένου, να έχει «μπλοκάρει» τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του. 

Μετά τη λύση της εργασιακής σχέσης

Η (προαναφερθείσα) αυτοματοποιημένη απάντηση θα πρέπει να είναι ενεργή και να αποστέλλεται στους αποστολείς-τρίτους για χρονικό διάστημα ενός μήνα και, υπό προϋποθέσεις, για ένα τρίμηνο. Μετά την παρέλευσή του θα πρέπει να διαγράφεται

Είναι δεδομένο πως η εν λόγω απόφαση υπέρμετρα (κατά την άποψη του γράφοντος) περιορίζει την επιχειρηματική ελευθερία. Σε κάθε περίπτωση: η συγκεκριμένη  απόφαση της Βελγικής Aρχής είναι, ήδη, δεδομένη. Αποτελεί γεγονός-με την όποια νομική αξία μπορεί να έχει σε πανευρωπαϊκό επίπεδο. Ας ελπίσουμε όμως στην αναθεώρησή της από τις αντίστοιχες Αρχές των επιμέρους χωρών-μελών της ΕΕ, οι οποίες με βεβαιότητα θα κληθούν να διαχειριστούν αντίστοιχα θέματα. 

Μέχρι τότε μια και μόνη μπορεί να είναι η προτροπή (και) προς τις ελληνικές επιχειρήσεις: Γρηγορείτε!

Σταύρος Κουμεντάκης

Managing Partner

Koumentakis and Associates Law Firm

Σημ.: Το παρόν άρθρο σε πλήρη μορφή